AWE – Mi primera vez

¿Qué es AWE?

Por sus siglas en inglés AWE significa ‘Approval Workflow Engine’ (Motor de Flujo de Aprobación). Mmm… Esto no nos dice mucho.

AWE es la “ya no tan nueva” herramienta o funcionalidad que brinda PeopleSoft para la gestión unificada de los circuitos de aprobación.

Entonces, ¿Qué es un circuito de aprobación?

Para entender que es un circuito de aprobación debemos interiorizarnos antes en algunos conceptos básicos. La idea es comenzar todos desde la misma página.

Transacción

Según Wikipedia: Una transacción es una interacción con una estructura de datos compleja, compuesta por varios procesos que se han de aplicar uno después del otro. La transacción debe realizarse de una sola vez y sin que la estructura a medio manipular pueda ser alcanzada por el resto del sistema hasta que se hayan finalizado todos sus procesos.

Según mi entender: Es un conjunto de operaciones que deben realizarse para poder concretar una acción. Por ejemplo: Realizar la compra de un producto es una transacción, siendo así las tareas de selección del producto, determinación de la condición de pago, realización del pago y recepción del producto, las distintas operaciones que llevan a que se concrete la transacción.

Aprobación

Según Word Reference: Consentimiento, Conformidad o Asentimiento.

Según mi entender: Es la conformidad que da una persona o entidad ante un hecho (que bien puede ser una transacción).

Entonces, un circuito es el camino que recorre una solicitud de transacción hasta su aprobación.

Pero… ¿Qué es una solicitud?

Conceptualmente una solicitud enmarca un pedido para la realización de una acción, enviada por una persona a otra. Se observa entonces que existe una entidad que origina la solicitud, y otra que debe aprobarla. Es importante separar mentalmente la solicitud de la transacción u operación en sí.

Dentro de un circuito de aprobación, la solicitud enmarca una transacción que requiere aprobación. La solicitud es la que se envía (física o lógicamente) para ser aprobada. La transacción tiene validez dependiendo de la aprobación o no de la solicitud. Por lo general, la solicitud puede ser requerida/enviada en dos momentos: antes de ejecutarse la transacción (solicitando permiso para realizarla), o con posterioridad a la misma (solicitando su revisión y conformidad a algún superior).

Es imperioso entender la distinción entre solicitud y transacción. Ambas pueden (y sería lo más razonable) tener estados independientes. Las solicitudes poseen estados como ‘solicitado’, ‘aprobado’, ‘rechazado’; mientras que las transacciones ‘borrador’, ‘iniciado’, ‘finalizado’. La transacción es independiente de la solicitud. La solicitud nace a partir de la necesidad de aprobación de una transacción.

Pongamos los pies en la tierra

Definidos los conceptos principales vamos a continuar con un ejemplo práctico, donde identificaremos los conceptos mencionados y otros que irán apareciendo.

Nos ubicamos en una empresa, que tiene definido un procedimiento para la realización de las compras de insumos. El encargado de compras recibe los requerimientos de compras de todos los departamentos, el los agrupa, prioriza y define así las necesidades de compra. A continuación, solicita a sus proveedores una cotización para los distintos insumos. Siempre que total cotizado supere los 10.000 $, necesita que su supervisor lo apruebe.

Por otro lado, siempre que se requiera comprar algún suministro de hardware para computadoras la cotización y especificación técnica debe ser aprobada por el supervisor del departamento de sistemas de la empresa. Obtenidas las aprobaciones, se procede con la compra de los insumos y su posterior pago. En caso de ser rechazado, el encargado de compras debe verificar el motivo del rechazo y actuar en consecuencia (inicia nuevamente el procedimiento cambiando lo solicitado, por lo general, buscará otro proveedor).

El caso es simple y a la vista de todos podemos esquematizar el procedimiento con el siguiente gráfico:

Entonces podemos definir como transacción a la compra de un insumo determinado a un proveedor determinado. La solicitud es la que realiza conjuntamente el supervisor de compras y el supervisor del departamento de sistema. El circuito de aprobación de esta solicitud tiene dos fases: uno que se dirige al departamento de compras y otro al departamento de sistemas. Cada una de las fases tiene un camino con un solo paso de aprobación cada una. El paso de aprobación es definido por una lista de usuarios, que direcciona la aprobación del paso a una persona en particular (en este caso al supervisor de cada departamento). Adicionalmente existen criterios de exigencia que hacen a la aprobación de cada departamento (si el insumo era referido a hardware debe ser obligatoria la aprobación del departamento de sistemas).

Conceptos Identificados

Nótese que en todo momento se habla de conceptos generales, sin puntualizar en la implementación que PeopleSoft le da a la herramienta. Esto es porque a mi entender, es importante conocer los conceptos que PeopleSoft utiliza y como se relacionan entre sí. Entendido esto, luego queda ver como estructurar y definir cada uno de estos conceptos en el sistema:

• Transacción
• Solicitud
• Circuito de Aprobación
  • Fase
    • Camino
      • Paso
        • Lista de Usuario